Der ultimative Leitfaden für die Sirvoy-Rezeption und wie du effizienter sein kannst

22. Februar 2023, 18:45 MEZ

Die Rezeption ist der Dreh- und Angelpunkt deines Hotels. Hier begrüßt du die Gäste und nimmst Reservierungen vor. Es ist der Ausgangspunkt, um die Reinigung und den Kalender zu organisieren. 

Deine Rezeption ist nicht nur ein Möbelstück. Sie muss sowohl digital als auch physisch sein. Das Zusammenspiel dieser beiden Aspekte ist der Schlüssel zur Maximierung der Effizienz.

Sirvoy ist der Ort, an dem deine digitale Rezeption gedeiht. Unsere Funktionen für die Rezeption machen die Verwaltung deines Hotels einfach – von jedem Gerät aus, wo immer du es brauchst, vor Ort oder sogar bequem von zu Hause aus.

Egal, ob du schon ein Sirvoy-Profi bist oder gerade erst die Partnerschaft mit uns beginnst, dieser Leitfaden zeigt, wie du die Rezeption in Sirvoy nutzt, das Beste daraus machst und welche Vorteile sie dir und deinen Gästen bringt.

Neu bei Sirvoy? 

– Teste unsere 14-tägige gratis Version und schaue dir alle Funktionen von Sirvoy Pro an.

– Mit Hilfe des Artikels Erste Schritte kannst du innerhalb von Minuten Buchungen entgegennehmen.

Was ist eine Rezeptions-Software?

Eine Rezeptions-Software ist die Technologie, die Gastgewerbebetriebe für ihre täglichen Abläufe nutzen. Es beschleunigt die Aufgabenverwaltung, die Kommunikation mit Gästen, das Führen von Aufzeichnungen und vieles mehr. Es ist eine Schlüsselkomponente von Hospitality Management Systemen (HMS) wie Sirvoy.

HMS umfasst auch:

  • Channel Manager
  • Buchungsformulare
  • Zahlungsmodule
  • Und mehr!

Welche Vorteile habe ich von einer Rezeptions-Software?

Wesentliche Aufgaben werden mit der Rezeptions-Software automatisiert und vereinfacht – das reduziert Fehler und steigert die Effizienz. Was früher Stunden (oder sogar Tage) gedauert hat, kann jetzt mit einem Klick erledigt werden. Die Zeit, die du mit Sirvoy sparst, kannst du in die Betreuung deiner Gäste investieren.

  • Verbessert Effizienz – Durch die Automatisierung zeitraubender Aufgaben. 
  • Reduziert Fehler – Durch den Einsatz hochpräziser automatisierter Prozesse.
  • Verringert Kosten – Durch die Erleichterung der Arbeit für dich und deine Mitarbeiter.

„Wir haben letztes Jahr zu Sirvoy gewechselt und sind begeistert von der Benutzerfreundlichkeit und dem Umfang des Systems. Nachdem wir viele Reservierungssysteme untersucht hatten, war Sirvoy das einzige, das alle unsere Bedürfnisse abdeckte, und wir könnten nicht glücklicher sein.“

–  Jenna Fisher, Inhaberin von Whispering Springs Wilderness Retreat in Grafton, Kanada.

Wie helfen dir die vier wichtigsten Rezeptions-Funktionen von Sirvoy?

Unser Rezeptions-System hat es in sich. Wir zeigen dir die wichtigsten Funktionen. 

  1. Buchungen in Sirvoy erstellen und ändern
  2. Sirvoys Kalender-Seite nutzen
  3. Zimmer und Aufgaben verwalten
  4. Mit Gästen kommunizieren

1. Buchungen in Sirvoy erstellen und ändern

Neue Buchungen sind das Lebenselixier von Hotels. Gäste können über dein Buchungsformular oder über Channels wie Expedia, Booking.com und viele andere buchen. Wenn du Sirvoy mit diesen Channel verbindest, werden diese Buchungen automatisch in Sirvoy registriert. 

Aber durchschnittlich 40 % der Buchungen werden von dir und deinen Mitarbeitern an der Rezeption vorgenommen – und das ist hervorragend fürs Geschäft. Direkt mit dir getätigte Buchungen sind provisionsfrei.

Buchungen erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Buchung in Sirvoy manuell zu erstellen.

Unter Neue Buchung

  1. Wähle im Dropdown-Menü des Kalenders das Check-in- und das Check-out-Datum aus.
  2. Wähle die Anzahl der Gäste.
  3. Klicke auf „Suchen“, um alle verfügbaren Zimmer zu sehen, die dem Datum und der Gästezahl entsprechen.
  4. Wähle die Zimmer und eventuelle Extras, die der Gast wünscht.
  5. Klicke auf „Nächster Schritt“.
  6. Fülle die Gästedaten aus.
  7. Klicke auf „Jetzt buchen“.

Über die  Kalenderseite

  1. Klicke auf den Schnittpunkt zwischen der gewünschten Einheit und dem Check-in-Datum.
  2. Wähle die Anzahl der Gäste und das Check-out-Datum.
  3. Klicke auf „Suchen“, um eine neue Buchung zu öffnen, in der die oben genannten Daten bereits ausgefüllt sind.
  4. Passe die vorausgefüllten Felder bei Bedarf an und klicke dann auf „Nächster Schritt“.
  5. Fülle die Gästedaten aus.
  6. Klicke auf „Jetzt buchen“.

Buchungen ändern

Hotels sind dynamisch – alles ist in Bewegung. Änderungen von Buchungen sind oft unvermeidlich. Es kommt vor, dass Gäste stornieren, ihr Zimmer wechseln, ihren Aufenthalt verlängern oder andere Änderungen beantragen. 

Um diese Änderungen vorzunehmen, gehe auf die Seite mit den Buchungsdetails für die entsprechende Reservierung.

Um auf eine Buchungsdetailseite zuzugreifen: 

  • Klicke auf eine Buchungsnummer auf der Buchungsseite.
  • Klicke auf eine Buchungsleiste auf der Kalender-Seite und klicke dann auf „Diese Buchung anzeigen“.

Von der Buchungsdetailseite aus kannst du:

Benachrichtigungen für neue Buchungen einrichten, damit du immer über neue Ankünfte informiert bist.

Das Sortieren eines riesigen Stapels von Buchungen ist zwar ein nettes Problem, aber immer noch ein Problem. Deshalb haben wir es zum Kinderspiel gemacht nach Buchungen zu suchen – auf dem Dashboard oder der Buchungsseite.

2. Sirvoys Kalenderseite nutzen

Die Sirvoy Kalenderseite wurde so gestaltet, dass du effizient arbeiten kannst. 85 % der Mitarbeiter geben an, dass sie jeden Tag 1 bis 2 Stunden mit der Suche nach den benötigten Informationen verbringen.1 Auf der Kalenderseite findest du die wichtigsten Informationen für deine Unterkunft an einem Ort. 

Auf einen Blick siehst du:

  • Buchungen
  • Zimmer
  • Begrenzte Anzahl von Extras
  • Hauswirtschaftsaktivitäten

Aber es geht noch weiter. Die Kalenderseite ist vollgepackt mit Funktionen, um das Anzeigen, Organisieren und Ändern dieser Daten zu erleichtern.

Daten anzeigen:

Buchungen und Einheiten verwalten

Daten organisieren:

3. Zimmer und Aufgaben verwalten

Die Seite Zimmer gibt einen Überblick über den Zustand deiner Einheiten – egal ob es sich um Zimmer, Campingplätze, Jurten oder eine andere Art von Unterkunft handelt. Du kannst die aktuellen Buchungsdetails deiner Einheiten und den Status der Reinigung einsehen. 

Hast du noch keine Einheiten eingerichtet? 

Schau dir den Artikel Erste Schritte an, um die Grundlagen in wenigen Minuten zu erlernen.

Die Zimmerseite

Du kannst die Seite „Zimmer“ auf zwei Arten erkunden.

Datumsnavigation

Nutze die Seite, um die Aktivitäten des Hotels in Echtzeit zu überprüfen: Wurde Zimmer 101 gereinigt? Wer ist in Zimmer 102? Hat 203 schon ausgecheckt? Du kannst aber auch in die Zukunft und in die Vergangenheit wechseln.

Verwende die Datumsnavigation, um einen Tag vor- oder zurückzublättern, oder klicke auf „Auswählen“, um einen bestimmten Tag in der Vergangenheit oder Zukunft anzuzeigen.

Tabs und Filter

Lass nur das anzeigen, was du sehen willst. Dazu gibt es zwei Methoden.

Verwende die Tabs zur Auswahl von:

  • Alle Einheiten
  • Alle Einheiten in Verwendung
  • Check-Ins
  • Check-Outs
  • Aufenthalte
  • Evakuierungsliste

Verwende die Filter, um die Einheiten weiter einzugrenzen:

  • Kategorie
  • Reinigungsstatus
  • Zimmertyp

Hausverwaltungsfunktionen auf der Zimmerseite verwenden

Die Reinigung hat einen enormen Einfluss auf die Gästezufriedenheit. 86 % der Hotelgäste geben Sauberkeit als wichtigstes Kriterium an, wenn sie Online-Bewertungen lesen.2 Um die Reinigung und andere wichtige Aufgaben mühelos zu verwalten, brauchst du nur die Zimmerseite aufzurufen. 

Erstelle und verwalte Reinigungsaktivitäten:

Die Zimmerseite in einem Notfall verwenden

Auch wenn wir hoffen, dass es nie dazu kommt, bist du als guter Gastgeber dafür verantwortlich, dass deine Gäste in einem Notfall sicher sind.

Die Evakuierungsliste, die du auf der Zimmerseite findest, enthält eine aktuelle Liste aller eingecheckten Buchungen.

  • Wähle dazu den Tab „Evakuierungsliste“. 
  • Du kannst dort die Liste als PDF-Datei ausdrucken, indem du auf das Druckersymbol klickst.
  • Ändere das Format der Evakuierungsliste, indem du auf das Einstellungsrad klickst.

4. Mit Gästen kommunizieren

Gäste erwarten eine klare Kommunikation. 88 % der Kunden sagen, dass die Kundenerlebnisse, die sie mit dem Unternehmen machen, genauso wichtig ist, wie das angebotene Produkt.3

Um deinen Gästen das beste Kundenerlebnis zu bieten, macht Sirvoy die digitale Kommunikation einfach. 

Vorlagen verwenden, um mit den Gästen automatisch zu kommunizieren

Vorlagen machen die regelmäßige Kommunikation mit den Gästen fast mühelos. Erstelle Vorlagen mit vorformulierten Nachrichten und vorgegebenen Sendezeiten, die dann ganz automatisch versendet werden können.

Zum Beispiel:

  • Bestätigungs-E-Mails für Buchungen oder Stornierungen.
  • Umfragen oder Gutscheine, die nach dem Check-out verschickt werden.
  • Erinnerungen bezüglich Sicherheits- und Reinigungsmaßnahmen.
  • Reiseführer, die nach der Buchung verschickt werden.

Automatische E-Mails basierend auf Zimmertyp-Kategorien können dazu beitragen, deine Nachrichten noch gezielter zu gestalten.

So erstellst du eine Vorlage:

  1. Gehe zu Einstellungen -> Sprache & Texte.
  2. Unter „E-Mail-Vorlagen“ oder „SMS-Vorlagen“ klicke auf „Neue Vorlage hinzufügen“.
  3. Benenne die Vorlage für den internen Gebrauch.
  4. Wähle in der Dropdown-Liste „Automatisch versenden“ die Bedingungen für den automatischen Versand der Vorlage aus. 
  5. Fülle den Inhalt der Nachricht in jeder Sprache aus.
  6. Klicke auf „Speichern“.

Brauchst du Inspiration? Wir haben Mustervorlagen erstellt, die du als Ausgangspunkt verwenden kannst.

Eine E-Mail oder eine SMS manuell an Gäste senden

Kommuniziere mit deinen Gästen direkt von der Buchungsdetailsseite aus.

So rufst du eine Buchungsdetailseite auf: 

  • Klicke auf eine Buchungsnummer auf der Buchungsseite.
  • Klicke auf eine Buchungsleiste auf der Kalenderseite und klicke dann auf „Diese Buchung anzeigen“.

Innerhalb einer Buchungsdetailseite:

  1. Klicke auf „E-Mail senden“ oder „SMS senden“. Wenn für die Buchung bereits eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinterlegt ist, werden diese automatisch ausgefüllt. 
  2. Wähle eine Vorlage unter „Vorlage wählen“ oder gib den Inhalt manuell ein.
  3. Klicke auf Senden, wenn du fertig bist.

Gesendete Nachrichten werden im Verlauf einer Buchungsdetailseite aufgezeichnet. Dort kannst du eine Vorschau der Nachricht aufrufen und sehen, wer sie gesendet hat, wann sie gesendet wurde und ob sie eingegangen ist.

Du kannst auch:

Kommunikation mit Gästen personalisieren 

Nur weil deine Nachrichten automatisch sind, heißt das nicht, dass sie roboterhaft sein müssen. 

Verwende den Namen deines Gastes, das gebuchte Zimmer, die Aufenthaltsdaten und mehr, um eine persönliche Nachricht zu erstellen. 

  • Deine Gäste wollen sich besonders fühlen! 62 % der Verbraucher sind „glücklich“ und „begeistert“, wenn sie  eine personalisierte Nachricht bekommen.4
  • Das ist gut für das Marketing. E-Mails mit personalisierten Betreffzeilen werden mehr als doppelt so häufig geöffnet.5

Aber wie kann man das alles ohne zeitaufwändige Bearbeitung erreichen?

Die Platzhalter-Codes von Sirvoy sind für dich da. Durch das Einfügen von Platzhaltercodes in deinen Vorlagen ruft Sirvoy automatisch die passenden Informationen ab und fügt sie in die Nachricht ein. 

Platzhaltercode in einer Vorlage:

Lieber %firstname% %lastname%,

vielen Dank für deine Buchung!

Platzhaltercode in Aktion:

Lieber Carl Anderson,

vielen Dank für deine Buchung!

Der Hilfetext auf der Seite zur Vorlagenerstellung listet die Dutzenden von verfügbaren Platzhaltercodes auf.

Bleibe bei all den Sirvoy-Funktionen auf dem Laufenden

Die Rezeption von Sirvoy ist vollgepackt mit Funktionen – und wir verbessern sie regelmäßig. Melde dich für unseren Newsletter am Anfang des Sirvoy-Blogs an, um über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben.

Der Sirvoy-Newsletter bietet dir:

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  • Einladungen zu Schulungs-Webinaren
  • Und mehr!

Referenzen:

1. Dynamic Signal (State of Employee Communication and Engagement Study, 2019)

2. American Hotel & Lodging Association (State of the Hotel Industry, 2021)

3. Salesforce (State of the Connected Customer, 2022)

4. Dynamic Yield Research (State of Personalization in Email, 2020)

5. Klenty (Personalize Subject Lines to Double Your Cold Email Open Rates [Original Study], 2022)