Wenn dein Gast beim Buchungszeitpunkt auch gleich zahlt, dann wird dieser Betrag als Vorauszahlung in der Buchung vermerkt. Je nach deinen Geschäftsbedingungen, können diese Vorauszahlungen unter Umständen auch rückerstattet werden.

Diese Vorauszahlungen sollten jedoch nicht als fixe Umsätze oder Einnahmen gelten, solange dafür nicht eine Rechnung erstellt worden ist – was im Normalfall erst beim Check-Out passiert.

Wie kann ich Vorauszahlungen buchhalterisch korrekt erfassen?

Angenommen ein Gast bucht ein Zimmer im Wert von € 100. Du verwendest PayPal und verlangst eine Anzahlung von 30% – also zahlt der Gast zum Zeitpunkt der Buchung € 30. Dieser Betrag wird als Vorauszahlung in Sirvoy automatisch erfasst. (Gleiches gilt auch für manuell erfasste Anzahlungen, indem du auf ZAHLUNG ERFASSEN klickst.)

1. Am Ende dieses Monats sieht dein Buchhalter die € 30 Anzahlung im PayPal-Konto und vermerkt selbige entsprechend in der Buchhaltung als „Vorauszahlung“.

2. Ein paar Monate später reist der Gast an und du erstellst zum Zeitpunkt des Check-Outs die Rechnung über € 100 (zu diesem Zeitpunkt entsteht erst der tatsächliche Umsatz).

3. Die € 30 die schon als Vorauszahlung registriert sind, können nun der Rechnung zugewiesen werden. Somit zahlt der Kunde nur die übrigen € 70.

4. Am Ende dieses Monats kann dein Buchhalter den Rechnungsverlauf exportieren und hat einen guten Überblick. Er kann die € 100 Umsatz gegen € 30 „Vorauszahlung“ und € 70 „Barzahlung“ verbuchen.

In anderen Worten: Vorauszahlungen über PayPal (oder irgendeine andere Bezahllösung) können täglich oder monatlich als Pauschalbetrag in dem Konto „Vorauszahlungen“ erfasst werden. Sobald die komplette Zahlung eingeht – meist bei Check-Out – kann der Umsatz gegen die „Vorauszahlung“ gebucht werden.