Mit Sirvoys Gästemanagement-Tools kannst du Gäste über mehrere Aufenthalte hinweg verfolgen, ihre Vorlieben speichern und langfristige Beziehungen aufbauen.  Diese Tools helfen dir, Stammgäste schnell zu identifizieren, ihren Buchungsverlauf einzusehen und wichtige Details wie Gesamtausgaben und Kontaktdaten abrufbar zu haben.

Gästeseite und Datenbank

Die Gästeseite ist eine zentrale Liste aller bisherigen und aktuellen Gäste.  Du kannst Gäste nach verschiedenen Kriterien filtern und suchen:

  • Gastname
  • Anzahl der Aufenthalte
  • Letzter Aufenthalt
  • Firmenname
  • Land
  • Gaststatus
  • Gezahlter Gesamtbetrag (für alle Aufenthalte)

Gäste auf der Gästeseite suchen

Die Gästeseite enthält eine flexible Suchfunktion, die vollständige oder teilweise Übereinstimmungen über mehrere Felder hinweg ermöglicht. Zum Beispiel:

  • Die Suche nach „Sirvoy“ zeigt alle Gäste, die mit Sirvoy verbunden sind – sei es durch ihren Firmennamen, ihre E-Mail-Domain oder ein anderes Feld.
  • Die Suche nach „608“ zeigt alle Gäste mit einer Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Straßenadresse, die „608“ enthält.

Diese leistungsstarke Suchfunktion stellt sicher, dass du Gäste selbst mit minimalen Informationen schnell findest.

Gast-Profile

Klicke auf den Namen eines Gastes (in Blau hinterlegt), um sein Gastprofil zu öffnen. Das Gastprofil dient als permanenter Datensatz des Gastes und enthält:

  • Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse etc.)
  • Eine Liste der bisherigen Buchungen
  • Zimmer der letzten Buchung
  • Eine Profilnotiz, um Gästepreferenzen für die Zukunft festzuhalten

Zum Bearbeiten der Gastdetails klicke auf Bearbeiten im Gastprofil.

Gäste identifizieren

Sirvoy ordnet Gäste basierend auf E-Mail-Adressen und Telefonnummern, nicht auf Namen. Dies verhindert Verwechslungen bei häufigen Namen wie „Max Mustermann“. Ein Gast kann mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern in seinem Profil haben.

Wenn eine neue Buchung eingeht, wird sie in Sirvoy anhand der E-Mail oder Telefonnummer einem bestehenden Gastprofil automatisch zugewiesen. Falls keine Übereinstimmung gefunden wird, wird ein neues Gastprofil erstellt.

Falls eine Buchung eine Telefonnummer enthält, die mit einem Gast übereinstimmt, und eine E-Mail, die zu einem anderen gehört, priorisiert Sirvoy die E-Mail-Adresse zur Identifikation des Gastes.

Wie Gästeprofile und Buchungen zusammenarbeiten

Innerhalb einer Buchung, die mit einem Gastprofil verknüpft ist, werden die früheren Aufenthalte des Gastes aufgelistet. Um weitere Details zu sehen, öffne das Gastprofil, indem du auf den Namen des Gastes klickst.

Gastdetails synchronisieren

Standardmäßig werden die Gastdetails in einer Buchung automatisch im verknüpften Gastprofil aktualisiert, sodass immer die neuesten Informationen gespeichert werden. Diese Synchronisierung kann jedoch bei Bedarf deaktiviert werden.

Um die automatische Synchronisierung zu deaktivieren, bearbeite die Einstellungen des Gastprofils:

  1. Öffne das Gastprofil.
  2. Klicke auf Bearbeiten.
  3. Deaktiviere Mit Buchungsdetails synchronisieren.
  4. Klicke auf Speichern, um die Änderung zu übernehmen.

Sobald die Synchronisierung deaktiviert ist, werden Änderungen an den Gastdetails in einer Buchung nicht mehr im Gastprofil aktualisiert.

Gast-Status

Der Gaststatus eines Gastes wird durch kleine Symbole dargestellt, die auf einen Blick Informationen liefern. Diese Symbole erscheinen auf der Gästeseite, der Buchungsseite, innerhalb einer Buchung und in der Schnellansicht im Kalender.

Der Gaststatus umfasst:

    • Neu – ein Erstbesucher
    • Stammgast – ein Gast, der bereits früher übernachtet hat
    • Gesperrt – ein Gast, der als problematisch markiert wurde
    • Weitere Statusoptionen werden bald zur Beta hinzugefügt.

Diese Statussymbole helfen dem Personal, Stammgäste schnell zu erkennen und den Service entsprechend anzupassen.

Problematische Gäste sperren

Um einen Gast zu sperren:

  1. Öffne ihr Gastprofil.
  2. Klicke auf Bearbeiten.
  3. Aktiviere Diesen Gast sperren.
  4. Klicke auf Speichern, um die Änderung zu übernehmen.

Was passiert, wenn Gäste gesperrt werden?

  • Interne Buchungen – Gesperrte Gäste können nicht manuell von deinem Team gebucht werden. Eine Warnung erscheint, wenn du versuchst, die Buchung zu bestätigen.
  • Öffentliches Buchungsformular – Gesperrte Gäste können zur Bestätigungsseite gelangen, sehen dort aber die folgende Meldung: „Leider können wir diese Buchung nicht annehmen.“
  • Buchungs-Channels – Gesperrte Gäste können weiterhin über Plattformen wie Booking.com und Airbnb buchen. Falls sie das tun, erhältst du eine Warnung auf dem Startseite und einen Gesperrt Status.
  • Gesperrter Gaststatus – Der Status Gesperrt erscheint bei den Gästen und ihren Buchungen, um dein Team zu informieren.
  • Startseite-Warnung – Eine Hinweiskarte erscheint auf dem Startseite, wenn bevorstehende Buchungen von gesperrten Gästen vorliegen.

Um einem gesperrten Gast wieder Buchungen zu ermöglichen, entferne die Sperre in seinem Gastprofil.

Benutzerdefinierte Statuslabels

Demnächst verfügbar

Neuer Buchungsprozess für Stammgäste

Demnächst verfügbar

Gästemanagement-Tools: Starter vs. Pro

Wir freuen uns auf dein Feedback! Während der Beta-Phase werden einige exklusive Pro-Funktionen auch für Starter-Konten verfügbar sein. Sobald die Beta-Phase endet, werden diese Funktionen exklusiv für Pro verfügbar sein.

Während Pro-Konten vollen Zugriff auf die Gästemanagement-Tools haben, gibt es für Starter-Konten einige Einschränkungen. 

Was Starter-Konten können

  • Erkennen, ob ein Gast neu oder Stammgast ist – auf der Buchungsdetailseite, der Buchungsseite und im Kalender.

Was nur Pro-Konten können

  • Auf die Gästeseite zugreifen.
  • Eine Liste weiterer Buchungen für ein Gastprofil auf der Buchungsdetailseite einsehen.
  • Gastprofile öffnen oder bearbeiten, Buchungen verknüpfen/trennen sowie Profilnotizen einsehen und bearbeiten.

Für vollen Zugriff auf die Gästemanagement-Tools solltest du ein Upgrade auf Pro in Betracht ziehen.