Einem flexiblen Buchungssystem sind nach oben hin fast keine Grenzen gesetzt

Wenn sich der vierte Akt von La Bohème dem Ende neigt und sich das Publikum erhebt, um Puccinis klassischer Oper ihre Ovationen zu bereiten, ist es nicht nur einem musikalischen Meisterwerk, dem sie applaudieren. Es ist auch ein Meisterwerk in Planung, Logistik und Zusammenarbeit. Eine gut funktionierende Maschine ist erforderlich. In GöteborgsOperan, dem wunderschönen Opernhaus an der Westküste Schwedens, ist das Buchungssystem von Sirvoy eines von vielen Zahnrädern in einer gut geölten Maschine. Überrascht? Musst du nicht sein! Opernhäuser sind nur eines der unzähligen Unternehmen, in denen sich ein durchdachtes Buchungssystem als perfekte Lösung erweisen kann. Treffe mit uns Kristoffer Pålman. Nach 22 Jahren Arbeit hinter den Kulissen kennt er die Oper in- und auswendig. Wir haben ihn gefragt, wie Sirvoy eine Schlüsselrolle in seiner Arbeit spielt.

Als erstes würde uns interessieren, wie es ist, in einem Opernhaus zu arbeiten?

Es ist sicherlich ein interessanter Arbeitsplatz mit einer Vielzahl von Aufgaben, die kreatives Denken rund um die Uhr erfordern. Man trifft viele interessante Leute, die keine Angst haben, ihre Meinung zu sagen. Meistens haben wir viel Spaß. Deshalb bin ich nach mehr als zwanzig Jahren immer noch hier. Das vergangene Jahr war jedoch anders – aufgrund der Pandemie. Wir hoffen und planen, dass der Herbst 2021 ein Wendepunkt sein wird.

In einem Opernhaus ist so viel los. Wie passt Sirvoy ins Bild?

Wir haben Zugang zu ungefähr 40 Wohnungen in der Stadt, die für unsere Besucherteams, Regisseure, Choreografen, Bühnenbildner, Tänzer, Sänger usw. benötigt werden. Viele kommen weit im Voraus an und reisen vor der Premiere wieder ab. Andere kommen erst danach. Einige bringen ihre ganze Familie mit. Es kann sehr schwierig sein, die Bedürfnisse und Wünsche von jedem einzelnen zu erfüllen, aber wir möchten, dass sich jeder willkommen fühlt. Sirvoy ist mein Werkzeug, um das zu schaffen.

Wie hat das alles angefangen?

Vor zehn Jahren wurde ich der Verantwortliche für die Wohnungen. Zu dieser Zeit wurden Buchungen mit Stift, Papier und Radiergummi abgewickelt. Ich wusste sofort, dass ich so nicht arbeiten will. Ich begann nach webbasierten Buchungssystemen zu suchen und fand Sirvoy. Es schien unseren Bedürfnissen zu entsprechen, also habe ich mich für eine kostenlose Testversion angemeldet.

War es einfach, loszulegen?

Ja, absolut. Sirvoy ist selbsterklärend und die Chat-Funktion ist wirklich gut. Man erhält sofort Hilfe. Aber natürlich ist unser Geschäft etwas Besonderes. Ich benutze das System auf eine ungewöhnliche Weise und verstehe, dass nicht alles sofort gelöst werden kann.

„Sirvoy ist definitiv ein Tool, das für eine Reihe verschiedener Unternehmen verwendet werden kann.“

Welche Teile des Systems magst du am meisten?

Ich benutze die Kalenderansicht häufig. Es gibt mir einen guten Überblick darüber, was passiert. Ich muss oft Buchungen ändern und verschieben. Da ich bei der Buchung immer den Projektnamen eingebe, ist die Suchfunktion hervorragend. Wenn ich zum Beispiel nach einem bestimmten Projekt oder Datum suche, erhalte ich sofort alle benötigten Informationen. Die Information kann ich dann als Bericht an den Projektmanager senden oder einige Daten überprüfen. Es ist alles sehr schnell und einfach, was ich ziemlich genial finde!

Mir gefallen auch die Funktionen mehr Sirvoy-Benutzer hinzuzufügen und Einschränkungen festzulegen. Die Rezeption in der Oper braucht Zugriff auf das System, um die Schlüsseln zu verwalten. Aber ich kann ihnen eingeschränkten Zugriff gewähren, damit sie nicht versehentlich etwas im System löschen. Außerdem verfügt die Reinigungsabteilung über einen Login, damit sie sehen können, wann die Wohnungen gereinigt werden müssen. Darüber hinaus sehen sie nur das, was sie benötigen. Dadurch entsteht keine Verwirrung. Ich mag das System sehr und stelle immer wieder fest, dass alles gut durchdacht und flexibel ist. Sirvoy ist definitiv ein Tool, das für eine Reihe verschiedener Unternehmen verwendet werden kann.

Kristoffer kehrt zur Arbeit zurück und ich verlasse das Opernhaus. Die Sonne und ein warmer Wind begrüßen mich…Der Frühling liegt in der Luft. Vielleicht hast du eines Tages die Gelegenheit, Göteborg und sein wunderschönes Opernhaus direkt am Wasser zu besuchen, wo der Fluss auf das Meer trifft. Wenn du dich hinsetzt und das Murmeln vor der Aufführung langsam verstummt, denk vielleicht über all die harte Arbeit nach, die hinter den Kulissen stattfindet, um uns ein unvergessliches Erlebnis zu bieten.