In unserem letzten Artikel haben wir uns angesehen, welche Punkte bei der Auswahl einer Hotelsoftware bzw. eines PMS (Property Management System) entscheidend sind. Jetzt wollen wir uns auf einige Funktionen konzentrieren, die deine Software umbedingt beherrschen sollte.

Kommunikation ist der Schlüssel

Diese Phrase trifft auf viele Bereiche unseres Lebens zu – privat wie beruflich. Die Tourismusindustrie ist hier nicht ausgenommen. Ein Hotelmanager muss sowohl intern, mit seinen Mitarbeitern, als auch extern, mit seinen Gästen, eine gute Kommunikation pflegen. Systemupdates oder -wechsel müssen allen betroffenen Abteilungen klar und deutlich vermittelt werden.

Aus guten Statistiken können verlässliche Prognosen für die Zukunft und praktische Handlungsempfehlungen abgeleitet werden. Deshalb muss deine Hotelsoftware Informationen logisch zusammentragen, klar darstellen und leicht zugänglich machen.

Ähnliches gilt für Berichte und Protokolle. Vorgefertigte und vom Benutzer auswählbare Filter sollten gleichermaßen anwendbar sein. Daten sollten in mehreren Formaten exportiert werden können – nicht nur als PDF. Dadurch kannst du mit weiterführenden Programmen noch genauere Analysen durchführen.

Handhabung, Darstellung und Design

Es mag auf der Hand liegen – aber es ist wichtig, dass du mit dem Interface zufrieden bist. Die Handhabung muss natürlich und intuitiv sein. Ein benutzerfreundliches System macht es dir und allen anderen einfacher. Höchstwahrscheinlich sind nicht alle deine Mitarbeiter Steve Jobs. Das PMS muss für alle leicht zu handhaben sein.

Lege dein Augenmerk auf die wichtigsten Funktionen. Schaue dir den Check-In- und Check-Out-Prozess und die Darstellung der Buchungen als Erstes an. Ist es einfach aber voll funktionsfähig? Eine ansprechende Kalender- und Zimmerübersicht ist das Wichtigste. Viele tolle Extras mögen die Sahne auf der Torte sein, aber die tägliche Arbeit sollte so effizient und schnell wie möglich vonstatten gehen.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Möglichkeit Gastdaten zu speichern und wiederkommende Gäste auf dem Schirm zu haben. Außerdem brauchst du die notwendige Flexibilität, um Extras hinzuzufügen und Sonderangebot zu managen. Um die Reinigung und andere tägliche Arbeiten zu verwalten, sollte diese Funktion auch auf Smartphones und Tablets zugänglich sein – für dich und für dein Reinigungspersonal. Selbstverständlich muss das System diese Information immer live aktualisieren. Weiters ist es wichtig, dass Gastdaten leicht zugänglich sind und Zimmerzuweisungen änderbar sind.

Mobiltauglichkeit

Für deine Hotelsoftware gibt es zwei Optionen: Cloud-Computing (also per Internet) oder die Installation auf lokalen Computern. Viele wählen die Cloud-Option aus folgenden Gründen aus:

  • Anschaffungskosten sind geringer oder fallen sogar komplett weg. Cloud-basierte Systeme brauchen keine teuren Back-Up-Systeme, lokale Server oder zusätzliche Monitore. Da keine Arbeit Vorort anfällt, gibt es normalerweise keine Einrichtungsgebühren. Cloud-Systeme kümmern sich um die Instandhaltung und Lizenzgebühren. Du musst weder teure Computer anschaffen oder ersetzen, noch dich um nervige Updates kümmern.
  • Moderne Cloud-Technologie ermöglicht eine nahtlose Betreuung deiner Gästen von wo auch immer du bist. Du hast auch von Zuhause aus oder auf Reisen immer Zugriff auf das System. Die Produktivität deiner Mitarbeiter wird ebenfalls erhöht – z.B. kann das Reinigungspersonal per Handy ein Zimmer als „gereinigt“ aktualisieren.
  • Du kannst sofort loslegen. Da keine Installation notwendig ist, kannst du innerhalb von ein paar Minuten Zimmer registrieren und Buchungen entgegennehmen.
  • Du kannst dir sicher sein, dass deine Daten in der Cloud sicher sind. Cloud-Software verschlüsselt deine Daten und verwendet Firewalls und sichere Authentifzierungsmethoden. Wenn also ein Computer oder Laptop gestohlen wird, musst du dir keine Sorgen machen – alle Daten sind in der Cloud gespeichert und sofort wieder verfügbar. Gute Nachrichten für dich und deine Gäste.

Wenn du dich für die Cloud-Variante entscheidest, beachte bitte, dass du schnelles und zuverlässiges Internet benötigst.

Support

Ein Punkt der leicht übersehen wird, aber gleichzeitig einer der Wichtigsten ist, ist ein gutes Support-Netzwerk. Selbst beim besten System wird es ab und zu Fragen und Probleme geben. In diesen Situationen ist es wichtig, dass dir hilfsbereite und kompetente Partner zur Seite stehen. Hotels haben selten geschlossen, deshalb suche dir ein System, dessen Mitarbeiter Rund um die Uhr für dich da sind.

Es ist fast unmöglich mit der rasanten Entwicklung der Technologie mitzuhalten. Deshalb sollten neue Funktionen und Integrationen gut kommuniziert werden und mit entsprechenden Support-Artikeln unterstützt werden. Größer ist in diesem Fall nicht automatisch immer besser. Kleinere Unternehmen sind flexibler und können direkter auf deine Wünsche eingehen und dir mehr Zeit widmen.

Der vorliegende Artikel ist der zweite einer dreiteiligen Serie. In unserem nächsten Blog schauen wir uns an, was ein Channel Manager können muss und wie er in die Hotelsoftware integriert werden soll.