Du kannst alle personenbezogenen Daten aus einer bestimmten Buchung entfernen und sie damit anonymisieren.

  1. Öffne die entsprechende Buchung (egal ob storniert oder nicht) und vergewissere dich, dass die Box „Ausgecheckt“ angekreuzt ist und der Gast bezahlt hat.
  2. Ein rotes „anonyme Person“-Symbol erscheint im Fenster mit den Gastdaten; gleich neben dem „Bearbeiten“-Symbol. Wenn du das Symbol nicht siehst, klicke nochmals auf „Ausgecheckt“.
  3. Klicke auf das „anonyme Person“-Symbol.
  4. Es erscheint die Warnmeldung „Bist du sicher? Wenn du die persönlichen Daten entfernst, kannst du diese Buchungen nicht mehr per Namen, E-Mail, etc. finden. Dieser Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!“.
  5. Klicke auf „Löschen“ und die Gastdaten werden nicht mehr ersichtlich sein.

Du kannst auch mehrere Buchungen auf einmal anonymisieren.

  1. Unter Buchungen wähle den Tab „Vergangene Buchungen“.
  2. In der linken Spalte kannst du die entsprechenden Buchungen auswählen (egal ob storniert oder bereits ausgecheckt).
  3. Klicke auf das „anonyme Person“-Symbol in der obersten Zeile. Wenn du mit der Maus darüber fährst, erscheint der Text „Persönliche Daten entfernen“.
  4. Es erscheint eine erste Warnung mit dem Text: „Persönliche Daten werden aus x von y ausgewählten Buchungen entfernt. (Es geht nur für stornierte oder ausgecheckte Buchungen). Willst du diese Daten wirklich entfernen?“.
  5. Nachdem du das bestätigst, erscheint eine zweite Warnung mit dem Text: „Wenn du fortfährst, kann diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden und Buchungen können nicht mehr nach diesen Daten durchsucht werden. Bist du dir wirklich sicher, dass du diese Daten entfernen willst?“.
  6. Klicke auf „OK“, um die Gastdaten endgültig zu anonymisieren.

Rechtlich gesehen, ist ein Hotel laut den neuen Datenverarbeitungsrichtlinien der EU nicht dazu verpflichtet die Gastdaten sofort nach Check-Out und Bezahlung zu löschen. Anders verhält es sich, wenn der Gast das Hotel nach dem Check-Out und der Bezahlung darum bittet – in diesem Fall muss das Hotel der Bitte sofort nachkommen. Die Richtlinien der EU geben keine bestimmte Zeitspanne an, innerhalb derer die Gastdaten gelöscht werden müssen. Allerdings gilt, dass sie nicht länger als nötig gespeichert werden dürfen. Die Anonymisierungsfunktion hilft dir, den Datenverarbeitungsrichtlinien zu entsprechen ohne die Buchungen löschen zu müssen. So hast du weiterhin eine vollständige Statistik.