Teil 1 – Wie wählt man eine Hotelsoftware im Jahr 2018 aus?

Wer bist du?

Es gibt anscheinend zwei Arten von Hoteliers. Die eine, die mit Ausdrücken wie „Technologie“, „kabellos“, „cloud-basiert“, „integriert“ und „Software“ nur so um sich wirft. Und die andere, dessen Gespräche sich eher um „altmodisch“, „manuell“, „traditionell“ und wahrscheinlich „erschöpft“ und „fix und fertig“ drehen. Ein Bericht von Software Advice gibt an, dass 25% aller Betreiber von Unterkünften noch auf Stift und Papier setzen und 16% überhaupt kein System haben.

Kann es tatsächlich sein, dass so viele Hoteliers altertümliche Methoden (oder gar keine Methoden!) anwenden? Das mag auf den ersten Blick komisch anmuten. Auf den zweiten Blick wird jedoch klar, dass viele einfach skeptisch sind, ob eine Hotelsoftware den Job wirklich besser erledigen kann. Für einige sind herkömmliche Methoden einfach sicherer und haben ihren Wert über Jahrzehnte bewiesen. Diese Meinungen beruhen jedoch oft auf falschen Vorstellungen bezüglich der Funktionsweise einer modernen Software und – um brutal ehrlich zu sein – auf fehlendem technischen Know-How.

In einer schnelllebigen Branche am Ball bleiben

Wenn man der mittelalterlichen Brigade angehört, gibt es allerdings keinen Grund sich zu schämen. Es ist äußerst schwer die Zeit und Energie aufzubringen, sich neben all den laufenden Aufgaben auch noch mit technischen Fachbegriffen, Mitarbeiterschulungen und Softwarerecherchen herumzuschlagen. Doch hier liegt die Krux begraben: ein kleines Investment an Zeit im Hier und Jetzt, wird in naher Zukunft ungeahnten Dividenden abwerfen! Versprochen: ein kleines Mehr an Technologie bedeutet ein großes Mehr an Zeit.

Also für alle Hoteliers, die den Sprung in das digitale Zeitalter wagen wollen oder ein bestehendes System ersetzen wollen: Wir analysieren im Detail, was eine Hotelsoftware können sollte und wie sie einen Mehrwert für dich und dein Unternehmen schaffen kann.

In dieser mehrteiligen Serie legen wir den Fokus besonders auf die unterschiedlichen Funktionen, die Hoteliers zur Verfügung stehen. Man tappt leicht in die Falle nur einen kleinen Prozentsatz der Funktionen zu nutzen und dadurch einen Großteil des Potentials brach liegen zu lassen. Wir erklären, wie man eine Hotelsoftware oder ein PMS (Property Management System) auswählt und am besten nutzt.

Tipps zur Auswahl einer Hotelsoftware

Heutzutage ist es fast unmöglich eine vollständige Liste aller Funktionen von diversen Hotelsoftwares zu erstellen. Erstens gibt es schon so viele und zweitens kommen fast täglich neue hinzu. Deshalb ist es wichtig, die folgenden grundlegenden Richtlinien zu beachten:

Eine gute Hotelsoftware gibt dir einen Überblick über alles Wichtige, was an diesem Tag passiert. Es kann nicht sein, dass du dich durch etliche Seiten und Fenster klicken musst, um dein Hotel und deine Aktivitäten aus der Vogelperspektive zu betrachten.

Stelle sicher, dass Buchungen von Channels in Echt-Zeit mit deiner Software aktualisiert werden. Mehr zu diesem Thema später. Aber eines steht fest: Ständiges hin und her schalten zwischen Channels und manuelle Übertragungen von Buchungen müssen der Vergangenheit angehören.

Die Software muss leicht bedienbar und intuitiv sein – selbst für die weniger technikaffinen Zeitgenossen unter uns. Cloud-basierte (also eine Software, die nicht direkt am Computer installiert wird, sondern über das Internet genutzt wird) Lösungen sind hier zu bevorzugen, da sie automatisch aktualisiert werden und leicht zugänglich sind. Es ist außerdem zu empfehlen, dich mit deinen Mitarbeitern abzusprechen bevor du dich entscheidest.

Das waren jetzt grundlegende Punkte, wenn es um die Auswahl einer Hotelsoftware geht. Im nächsten Teil schauen wir uns 4 Funktionen im Detail an, die unabdingbar für ein gutes PMS sind.

Bis bald…